Eventi online, perché organizzarli e come

Organizzare un evento online è tutt’altro che semplice, soprattutto in questo particolare momento storico in cui l’offerta è estremamente ampia. Ci troviamo sicuramente in un periodo difficile per l’aggregazione sociale e culturale, ma gli aggiornamenti tecnologici hanno aperto le porte a nuove modalità di connettersi online: dai tour virtuali nei musei a Q&A con astronauti nello spazio!

Questo, ovviamente, mette in luce i vantaggi dell’organizzare un evento virtuale: ridurre i costi, rendere la presenza più accessibile ed eliminare le emissioni di anidride carbonica date dall’inquinamento per raggiungere un evento fisico. Alla luce di questo possiamo affermare che gli eventi online sono divenuti il presente per la formazione, ma anche per l’aggregazione sociale, e probabilmente saranno anche il futuro, almeno nel medio periodo.

Fatte le dovute premesse come si organizza un evento di succeso? Quali sono i passaggi importanti per organizzarne uno? Quali piattaforme e strumenti utilizzare?

In questi mesi ho avuto modo di partecipare a molti eventi online e devo dire che non tutti mi hanno entusiasmata. Ho cercato di stilare una sorta di vademecum che spero possa essere utile a coloro che si trovino nella condizione di voler o dover organizzare un evento online.

TIPOLOGIE DI EVENTI

Un evento online è un incontro organizzato sul Web, anziché in un luogo fisico. Queste tipologie di incontri stanno diventando molto popolari in questo ultimo periodo e possono variare da piccole sessioni di Q&A fino a conferenze su larga scala con migliaia di partecipaneti.

• Tutorial: queste tipologie di eventi online possono essere utilizzati per lanciare nuovi prodotti, rispondere alle domande più frequenti o rivelare diversi casi d’uso.
• Formazione e corsi: webinar, workshop e corsi online possono offrire una panoramica più immersiva su temi specifici, testando abilità, strumenti e molto altro.
• Le fiere virtuali: tutti gli spazi diventano brandizzabili secondo dinamiche e concezioni nuove, totalizzanti e creative.
• Momenti di aggregazione: gli hackathon, i world cafè, i round table e piazze virtuali di confronto.
• I Festival: pensate a Venezia con quello del Cinema.
• Behind the scene: luoghi come musei, gallerie d’arte, teatri e perfino parchi stanno offrendo ai loro spettatori alcuni scorci unici: un po’ per farli sognare e viaggiare con la mente.
• Interviste ed esibizioni: in questo caso si possono coinvolgere degli esperti per far sì che condividano le proprie conoscenze in una sessione live di domande e risposte. Ci sono diversi format molto validi, come un rilassato “Ask Me Anything” su Instagram Live oppure su Facebook Live, oppure si possono invitare esterni o artisti per un’esibizione. Tutto, dalle conferenze in stile TED Talks fino agli spettacoli comici o alle interviste online, può essere fatto con questo metodo. Inoltre, giochi, quiz interattivi e mini contest online possono rendere tutto più interattivo.

IL METODO

Alla base di ogni evento ci sono alcuni passaggi che diventano fondamentali per la riuscita dello stesso, indipendentemente dalla tipologia. Il metodo che preferisco rimanda all’Agile che trae ispirazione da come si sviluppa un software.

1. La prima regola è che è inutile pianificare troppo, perché il mondo cambia velocemente.
2. Utilizzate i post-it (possibilmente di diversi colori)
3. Dividete (e visualizzate) le vostre attività in 3 categorie: da fare, in lavorazione, fatto.
4. Fissate uno sprint (periodo di lavoro) e decidete quali attività svolgere in questo intervallo (in base al tempo richiesto per ogni attività).
5. Fate decidere al team: se è il team che decide attività, scadenze e obiettivi sarà più attivo e responsabilizzato. Quindi delegate se potete.

PLANNING E STRATEGIA

Ogni evento, grande o piccolo che sia, dovrebbe avere una strategia dietro di sé. Partite da un obiettivo e da un concetto chiave per sviluppare un format che sia apprezzato dai vostri utenti. Ponetevi le giuste domande.

IL TARGET E LA RACCOLTA DATI

Per poter organizzare un evento occorre un pubblico. Pensate bene a chi volete rivolgervi e come raggiungere quel pubblico. Se avete un database partite da quello oppure createne uno ad hoc. La raccolta dei dati durante un evento è fondamentale perché vi permetterà di conoscere meglio la vostra platea. Potrebbe essere utile crere una landing page, un punto di riferimento in cui racchiudere tutti i dettagli più interessanti sul vostro evento. Inoltre è proprio da questa pagina che i vostri futuri partecipanti si iscriveranno lasciando i loro dati e il loro indirizzo e-mail. Ricordatevi la normativa GDPR sulla privacy e il consenso al trattamento dei dati, è fondamentale! Chiedete sempre ad un legale, quasta materia è in continua evoluzione.

I NUMERI

Dopo aver individuato il target è importante capire anche a quante persone sia rivolto l’evento. Il numero di partecipanti incide notevolmente sul prezzo della piattaforma. Quindi prima di acquistare una piattaforma con limiti di partecipanti che possono essere d’ostacolo è bene fare una stima il più realistica possibile della potenziale audience!

QUANDO

Scegliere data ed orario più corretti per un evento è molto importante, indipendentemente dalla sue dimensioni e dalla piattaforma utilizzata. Per non sbagliare è bene studiare gli Insights social per scoprire quando gli utenti sono online e lanciare un sondaggio per verificare le loro preferenze. Ovviamente, prima di inviare il “save the date” occorre assicurarsi che non vi siano eventi in competizione che possano interferire con la partecipazione. Se il pubblico è internazionale, opta per un’ora che funzioni per il maggior numero possibile di clienti e follower, facendo attenzione al fuso orario. Se questo non è possibile, almeno assicuratevi che i contenuti restino accessibili dopo lo streaming live.

IL CANALE DI COMUNICAZIONE

Selezionare lo strumento (o gli strumenti ) con cui comunichere con i partecipanti: può essere l’e-mail, una pagina Facebook, Instagram o persino Snapchat. La scelta dipende dalle caratteristiche del target individuato: è attraverso il canale di comunicazione che spingi il pubblico ad iscriversi o a partecipare ad un evento.

GLI STRUMENTI

• Zoom e Google Meet: le soluzioni più diffuse e pratiche, fruibili anche da cellulare e perfette per tutte le comunicazioni interne e veloci.
• Facebook Live e YouTube: per le dirette video su canali di ampia diffusione, conosciuti anche dai non addettti ai lavori.
• Vimeo: la sua piattaforma Livestream dispone di software di regia, Studio6. Potete imparare ad utilizzare questa piattaforma o rivolgervi a chi lo fa di mestiere.
• CoderBlock: una piattaforma di ragazzi siciliani, nata per creare uffici 3D virtuali e riconvertita in tempi record all’uso per eventi online.
• LiveForum: piattaforma creata in tempo record, che consente di svolgere vere e proprie fiere online, con tanto di stand per gli sponsor.
• Remo: è una delle piattaforme più evolute e professionali, ideale per tavoli di lavoro con la possibilità di personalizzare graficamente tutti gli spazi disponibili. Offre sia la possibilità di avere un ufficio virtuale che quella di organizzare meeting, il tutto senza dover sbrigare le fastidiose pratiche di download che per molte persone rappresentano ancora un forte deterrente, un click e siete dentro. La visualizzazione: in Remo è 2D, dall’alto verso il basso e offre così una reale sensazione di partecipazione.

LA PROMOZIONE

Per ottenere una buona partecipazione all’evento online è bene pianificare una strategia romozionale ad hoc. Determinate una value proposition e puntate tutto su quella per differenziarvi dai vostri competitor e dall’immensità dell’offerta presente attualmente in rete. Optate per la multicanalità, puntando su social, ADV e newsletter. In questo modo avrete più possibilità di raggiungere la fetta di pubblico di vostro interesse. Potete promuovere il vostro evento sulla pagina Facebook: specificate data, ora, interagite con i partecipanti e definite il target a cui è rivolto il vostro evento, così da poter avere una comunicazione diretta ed efficace. Sfruttate anche la Facebook Ads: vi basta investire del budget per aumentare vertiginosamente il numero di iscritti al vostro evento online! Non da ultimo, non dimenticarti di coinvolgere gli speaker per aumentare il potenziale numero di persone che verranno a conoscenza del vostro evento online.

ENGAGEMENT

Se crei opportunità di engagement, il pubblico sarà più coinvolto. Perché? Beh, perché è divertente! Esempio: si può chiedere agli spettatori di inviare domande nei commenti o tramite uno strumento di chat. È probabile che le persone che lo faranno resteranno collegate per vedere se ricevono risposta. Ogni piattaforma online ha funzionalità interattive, ovviamente è fondamentale chiedere feedback al termine dell’evento.

PROVA GENERALE

La settimana prima dell’evento organizzate una prova generale di 30 minuti. Questa prova vi consentirà di testare la tecnologia e condividere con team eventuali criticità da risolvere.

FOLLOW UP

A seconda dell’evento che avete organizzato è bene inviare ai partecipanti il link con la registrazione dell’evento, caricata su YouTube, sito web o canali di social media. Spasso di possono anche crere dei piccoli reel video con le fasi salienti dell’evento. Un’altra idea poterebbe essere quella di crere un vero e proprio podcast dell’evento. Misurate l’impatto dell’evento grazie ai Kpi.

ALCUNI ESEMPI

Ecco alcuni esempi di eventi virtuali interessanti che sono stati organizzati nell’ultimo anno e che mi sono piaciuti. Ognuno per un motivo diverso.

L’INTERVISTA CON TECNOLOGIA 5G

Seduto su una sedia rossa, pantaloni bianchi e camicia azzurra: si è presentato così Piero Angela a Milano al centro di un palco, ma lui era a Roma. Quello che è comparso a Milano era il suo ologramma in 3D “trasferito” con tecnologia 5G.

IL CONCERTO EVENTO

Il 24 ottobre scorso la cantante dei record Bille Eilish ha organizzato un concerto in live straming a pagamento. Un successo mondiale, a giudicare dal numero di biglietti venduti. L’attesa è stata divertente, perché nella mezz’ora che precedeva l’inizio dello show, il pubblico ha potuto partecipare ad un Quiz composto da molte domande. Questo gioco permetteva (risposte giuste permettendo) di essere estratti per partecipare sugli schermi che comparivano durante il concerto. Lo Stage era assolutamente fantastico, hanno utilizzato una tecnologia virtuale (simile al green screen) che permetteva di essere trasportati in scenari diversi a seconda della canzone.

BASEMENT CAFE BY LAVAZZA

“Basement Café”, vero e proprio luogo di confronto digitale per le nuove generazioni, quest’anno per la sua terza stagione si è rinnovato proponendo a fianco della musica contemporanea temi socio-culturali di interesse per i più giovani. L’innovativo progetto ideato da Lavazza, in collaborazione con Esse Magazine e CHILI è ripartito proponendo come tema principale il futuro, raccontato con un tono inedito e inaspettati momenti di confronto tra volti noti di differenti generazioni. Più di 200mila views in totale per la prima puntata condotta da Sofia Viscardi, online sul canale YouTube Basement Cafè by Lavazza e Facebook, tante le interazioni sui social, più di centinaia i commenti dove la discussione procede incessante dagli account tra zoomer e millennials. Con questa nuova stagione ricca di contenuti, “Basement Café” si conferma ancora di più come un luogo di contaminazione, di scambio culturale e di tematiche rilevanti rispetto alla società in continua evoluzione in cui viviamo. Tutte le puntate saranno distribuite sul nuovo canale Youtube “Basement Café”. La produzione è a cura di Blue Joint Film. La regia è firmata da Paolo Vari. La distribuzione è a cura di CHILI.

IL FUORISALONE

Un portale, un magazine online, i social media (Instagram e Facebook). E poi contenuti video on demand, una piattaforma webinar che mette in contatto aziende con clienti e rivenditori e due canali dedicati a Cina e Giappone. Il Fuorisalone si è rimboccato le maniche e dal 15 al 21 giugno 2020 è diventato digitale sul portale fuorisalone.it. Le aziende potevano iscriversi tramite format di partecipazione e scegliere il tipo di comunicazione per il loro brand. Gli utenti invece sono potuti entrare anche nelle sedi virtuali dei designer che espongono all’Isola, uno dei quartieri più trendy di Milano, che ha costruito una sua piattaforma dedicata. Studiolabo.it è il creatore del portale del Fuorisalone e del Brera Design District.

Questi sono solo alcuni degli eventi da cui trarre ispirazione, sono sicura che anche quando questa panedemia sarà finita non rinunceremo del tutto agli eventi online, saranno un’opportunità in più.